Prima di modificare un processo di identificazione, occorre chiarire quali attività svolge l’organizzazione, quali obblighi le competono e chi risponde di ogni decisione. Il RD 813/2026 introduce modifiche con date e ambiti diversi. Questa guida aiuta a organizzare documenti e domande per una verifica che distingua tecnologia, conformità ed esigenze operative.
A cura della redazione di Advixy ·
Che cosa cambia nel quadro antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo?
Il RD 813/2026 modifica diversi regi decreti del settore finanziario e, con l’articolo 5, interviene su aspetti del regolamento spagnolo per la prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (AML/CFT). Le modifiche riguardano materie diverse, dall’identificazione a distanza alle politiche e all’organizzazione interna. Non tutte richiedono lo stesso intervento.
Tra i punti da individuare vi sono le politiche relative a sanzioni e contromisure dell’articolo 31 modificato e la considerazione dei rischi nazionali, dell’Unione europea e settoriali nell’articolo 32. La modifica dell’articolo 35 elimina la precedente eccezione alla nomina del rappresentante per determinati soggetti obbligati di piccole dimensioni. Restano eccezioni circoscritte per alcune misure di controllo interno, che non equivalgono a un’esenzione generale dagli obblighi antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo. Verificatene l’ambito nel RD 813/2026 pubblicato nel BOE.
Non riunite queste modifiche in un’unica attività chiamata «aggiornare il KYC»: identificazione, politiche e organizzazione possono richiedere responsabili diversi. Annotate separatamente ogni processo interessato e le conclusioni ancora da confermare. Così, una decisione sul canale digitale non nasconderà una questione relativa alla rappresentanza o ai controlli interni.
Chi deve verificare i propri obblighi?
La risposta dipende dall’attività concreta, non dal fatto che un’impresa sia piccola, lavori online o riceva richieste di documenti. La legge spagnola 10/2010 comprende determinate attività professionali, tra cui revisione contabile, contabilità esterna e consulenza fiscale. Un’impresa che fornisce informazioni a una banca può collaborare alle sue verifiche senza assumere per questo gli obblighi della banca.
Confrontate ogni attività con l’articolo 2 della legge spagnola 10/2010, senza basarvi su un’etichetta commerciale. Se prestate più servizi, può essere necessario distinguerli. Separate anche le attività svolte direttamente da quelle affidate a terzi: il supporto esterno non elimina di per sé la responsabilità del soggetto obbligato, ai sensi dell’articolo 8 della stessa legge.
Preparate una scheda per ogni attività: servizio, tipo di rapporto, canale, persone che decidono e dubbi ancora aperti. Non occorrono nomi di clienti né copie di documenti d’identità. L’obiettivo è descrivere il funzionamento reale affinché si possa valutare l’applicabilità delle norme senza forzare una conclusione prematura.
Quali termini vanno distinti?
Il RD 813/2026 è stato pubblicato l’8 ottobre 2026 e la sua entrata in vigore generale è prevista per il 28 ottobre. La seconda e la terza disposizione transitoria riguardano situazioni diverse. Prima di assegnare una data a un’attività, individuate sia la disposizione sia l’attività o la modifica cui si riferisce.
| Scadenza | Ambito da verificare |
|---|---|
| 28 ottobre 2026 | Entrata in vigore generale del RD 813/2026. |
| Seconda disposizione transitoria: nove mesi dall’entrata in vigore | Termine per comunicare il rappresentante per i soggetti di cui all’articolo 2.1, lettere da i) a u), della legge spagnola 10/2010, con meno di dieci persone, agenti inclusi, e fatturato annuo o totale di bilancio annuo non superiore a due milioni di euro. Il semplice fatto di essere una PMI non basta. |
| Terza disposizione transitoria: diciotto mesi dalla pubblicazione dell’8 ottobre | Regime specifico per le modifiche dell’articolo 5, commi 3 e 6, relative agli articoli 6.1.a) e 28 del regolamento, applicabili entro tale termine. Non comprende l’intera riforma né l’articolo 21. |
Le condizioni figurano nel BOE — RD 813/2026. La tabella offre un orientamento, ma non determina da sola quando completare un’attività nell’ambito di un regime transitorio. Annotate chi confermerà l’applicabilità di ciascuna ipotesi. Non usate il termine per comunicare il rappresentante come calendario della verifica dell’identificazione digitale.
Come verificare l’identificazione digitale?
Una schermata per caricare file non definisce, da sola, una procedura di identificazione. Occorre capire quale modalità si utilizza, che cosa si verifica, chi risolve le discrepanze e che cosa accade quando mancano elementi. L’articolo 21 modificato contempla diverse possibilità per i rapporti non in presenza, ciascuna soggetta alle proprie condizioni.
L’articolo 21 prevede casi di firma elettronica, copia rilasciata da un pubblico ufficiale autorizzato, primo versamento da un conto intestato allo stesso cliente alle condizioni previste e altre procedure sicure soggette a requisiti minimi e autorizzazioni generali del Sepblac. Un selfie o un PDF, da soli, non bastano. La previsione di un decreto ministeriale sui mezzi tecnologici non descrive neppure una soluzione già disponibile. Consultate le condizioni nel regio decreto.
Seguite una richiesta dall’inizio fino alla decisione di procedere, chiedere chiarimenti o interromperla. Includete problemi come un documento illeggibile o dati contraddittori. A ogni passaggio, individuate quali informazioni mancano e chi decide. Potete usare situazioni fittizie per rilevare lacune senza condividere documenti personali in una riunione esplorativa.
Esaminate insieme l’esperienza dell’utente e la qualità delle verifiche. Chiedere materiali senza uno scopo chiaro crea attriti; semplificare senza riesaminare le decisioni può lasciare lacune. Definite quali informazioni si chiedono, chi deve vederle e come si chiariscono le discrepanze. La pagina del Sepblac sull’adeguata verifica colloca identificazione, titolare effettivo, scopo e monitoraggio in un approccio commisurato al rischio.
Quali documenti aiutano a preparare la verifica?
La documentazione più utile consente di ricostruire una decisione, non soltanto di dimostrare che esiste una cartella. Tenete distinti tre piani: la descrizione di ciò che accade oggi, le domande sul quadro applicabile e i miglioramenti ritenuti opportuni dall’organizzazione. La tabella seguente propone ruoli e documenti di lavoro; non aggiunge obblighi di legge.
| Domanda | Ruolo che può fornire il contesto | Documento di lavoro proposto |
|---|---|---|
| Quali attività e canali vengono esaminati? | Direzione e responsabili delle attività | Mappa dei servizi, dei canali e delle questioni aperte. |
| Dove si decide se mancano informazioni? | Team che gestisce il rapporto | Schema delle decisioni con problemi fittizi. |
| Gli stessi documenti vengono richiesti più volte? | Team che richiedono e ricevono informazioni | Inventario delle richieste e delle loro finalità, senza dati dei clienti. |
| Che cosa richiede una valutazione specialistica? | Persona che coordina la verifica | Elenco dei dubbi, dei precedenti pertinenti e delle risposte ricevute. |
Se un’impresa progetta un canale a distanza e, nello stesso tempo, riceve una richiesta di documenti da una banca, conviene separare le due questioni. Una riguarda il proprio canale; l’altra, il modo di rispondere alla richiesta. La comune etichetta «KYC» non le rende un unico obbligo.
Verificate se i team descrivono l’attività in modo coerente. Spiegazioni fiscali, societarie e commerciali diverse possono sembrare contraddittorie se manca il contesto. Una descrizione condivisa facilita l’individuazione delle richieste duplicate. Se intervengono terzi, indicate quali informazioni ricevono e quali decisioni restano all’interno dell’organizzazione.
Concludete con un elenco di fatti confermati, documenti reperibili, responsabili e domande che richiedono una valutazione. Le indicazioni del Sepblac sulle misure di controllo interno aiutano a preparare la verifica; in presenza di modifiche recenti, confrontatene il contenuto con il testo normativo applicabile.
Come può aiutare Advixy?
Advixy può aiutare a trasformare una preoccupazione ampia in un lavoro documentale ben delimitato. Il punto di partenza sarebbe concordare quali attività e processi esaminare, quali informazioni l’impresa può fornire e quali domande richiedono una valutazione specialistica. Risultati attesi e coordinamento verrebbero definiti in base a tale perimetro prima di iniziare la verifica.
L’approccio di consulenza Spagna a 360° di Advixy permette di collegare le conversazioni su fisco, contabilità, persone, strategia e internazionalizzazione all’analisi dei processi. Può essere utile quando più aree descrivono un’attività in modo diverso o chiedono informazioni simili. Mettere ordine in questi collegamenti non equivale a stabilire quali obblighi specifici si applichino.
In base al perimetro concordato, il lavoro potrebbe comprendere una mappa delle attività e dei canali, un inventario documentale e un elenco di dubbi in ordine di priorità. Se una domanda richiede un giudizio specialistico, nell’incarico andrebbero definiti espressamente il coordinamento, le funzioni e i rispettivi limiti.
Una sintesi per la direzione e i team consentirebbe di distinguere fatti noti, descrizioni da armonizzare e decisioni aperte prima di modificare tecnologia o documentazione. Il livello di approfondimento dipenderebbe dal processo: rispondere a una richiesta esterna non richiede necessariamente lo stesso percorso che progettare un proprio canale.
Per avviare il confronto, descrivete l’attività e il motivo della richiesta senza inviare documenti d’identità né fascicoli sensibili. Potete conoscere l’approccio del team di Advixy e concordare poi partecipanti, documentazione pertinente e risultato atteso.
Domande frequenti
Tre situazioni generano spesso confusione quando si prepara una richiesta di consulenza: ricevere una domanda di informazioni, interpretare un termine transitorio e scegliere una soluzione digitale. In tutti e tre i casi, conviene fermarsi prima di trarre conclusioni generali. Una domanda precisa sull’attività e sul processo è di solito più utile di un elenco standard di compiti.
Una richiesta della mia banca mi rende un soggetto obbligato?
Non di per sé. Potresti fornire informazioni per le verifiche della banca. Verifica separatamente se una tua attività rientra nella legge spagnola 10/2010.
Il termine di nove mesi consente di rinviare l’intera verifica?
No. Riguarda la comunicazione del rappresentante nel caso delimitato dalla seconda disposizione transitoria. Le altre questioni richiedono una propria analisi dell’ambito e delle date.
È sufficiente acquistare uno strumento di identificazione?
Uno strumento può far parte del processo, ma il suo nome o le funzioni pubblicizzate non stabiliscono quale procedura venga usata né come si gestiscano problemi e decisioni.
Fonti e prossimo passo
Conferma date, condizioni e obblighi nei testi ufficiali prima di decidere eventuali modifiche. Le pagine del Sepblac aiutano a individuare gli argomenti, ma non modificano quanto pubblicato nel BOE; se una spiegazione precedente non riflette ancora la riforma, confrontala con la norma. Tieni separate le conclusioni confermate dalle domande aperte.
- BOE — Regio decreto 813/2026
- BOE — Legge spagnola 10/2010, articoli 2 e 8
- Sepblac — Adeguata verifica
- Sepblac — Misure di controllo interno
Devi organizzare attività, documenti e responsabilità prima di prendere decisioni? Scopri la proposta di consulenza Spagna a 360° di Advixy per definire un perimetro di verifica adatto alla tua situazione.
